企业规范化管理一直是企业壮大不可或缺的关键环节，而合同的规范化管理又是企业规范化管理的重要部分。如何建立健全合同管理制度，一直是企业谋求长久发展的主要课题。

笔者在一家商业地产公司从事法务工作多年，对企业合同管理有一些个人的见地。笔者拟从从合同签订前和签订后两个节点谈谈合同管理的那些事儿。

合同签订前，各相对方通过前期的磋商、洽谈，甚至招投标或竞争性谈判等均会形成前期资料。前期资料通常在合同文本约定不明、双方理解存在偏差、合同文本遗失等情形下，将发挥一定的证据作用。

对于工程类项目来说，总承包工程、消防工程、幕墙工程、精装修工程、水电工程等一般会通过严格的招投标流程确定承包单位。该招投标环节会产生诸如招标文件、招标答疑文件、资格预审文件、投标文件、评标文件、中标通知书等前期合同资料，对于明确双方权利义务具有重要作用。

因此，对于合同签订前所产生的前期资料，我们建议造册，并登记进行保存，以备不时之需。

合同签订时，合同相对方对于合同条款已经经过反复磋商、修改、定稿，最终确定合同文本。即便是在此情况下，在签约环节也有一些细节需要注意：

1、企业法定代表人亲自签约的情形

首先，从形式上核实印章情况，包括公章名称与合同文本名称是否一致，法定代表人印章与法定代表人身份证姓名是否一致等。

其次，注意签约严谨性，即合同文本存在多页的，除落款处加盖公章和法定代表人签字或加盖法定代表人印章外，还应当加盖骑缝章，保证合同文本的完整性。

2、由签约代表完成签约的情形

首先，核实签约代表人的身份情况，简单来说，应当核实身份证并保留复印件随档保存。

其次，核实代表人授权委托书及权限。通常情况，对方指派签约代表完成签约的，应要求其出示对方出具的授权文书，并且核实其是否具备签约的权限。

最后，注意签约严谨性，即要求签约代表人当面签字，并加盖公章，对于合同文本存在多页的，还应当加盖骑缝章，以保证合同文本的完整性。

一份合同的履约，往往是一个长时间且涉及各类繁杂事务的系统作业。期间，双方都会产生各类函件、通知、签收单、邮件、沟通聊天记录，甚至产生各种补充协议等。履约过程中产生的资料甚至履约行为等，可以概括为履约痕迹。

实践中，企业往往因为缺少保留履约痕迹的意识，以至于在发生争议后面临“举证难”的窘境，最终导致权益受损。

相反，若企业在履约过程中注意收集并保存履约痕迹，形成完整的履约资料档案，在双方结算，直至解决争议时，都可避免“举证不力”的被动局面。

因此，企业应当提高保留履约痕迹的意识。企业应当对履约痕迹进行即时整理、固定并造册，随档保存。这也应当成为企业法务人员或合同管理人的工作习惯，甚至作为工作考核项目。

最后，合同管理应当是一项系统工程。本文仅仅从法务工作人员或单纯的合同管理人的角度考虑合同在签约前、履行中所应注意的一些细节问题，不涉及合同文本的设定。合同条款的拟定，是更为专业的工作，我们建议企业委托专业律师协助完成。